Hantering av personuppgifter

Vännäs kommun värnar om att skydda de personuppgifter vi hanterar och vi vill att både privatpersoner och företag har förtroende för vårt arbete. I denna integritetsskyddspolicy följer information om hur kommunen behandlar dina personuppgifter, dina rättigheter i det fall dina personuppgifter är registrerade av Vännäs kommun, och hur du kommer i kontakt med oss vid frågor.

Om dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen, DSF (GDPR) är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom felaktig behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det eller om det finns stöd i dataskyddsförordningen (DFS) eller annan lag.

Allmänna handlingar

Vi kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla din personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut enligt offentlighetsprincipen. Det finns också särskild regler för allmänna handlingar gällande bevarande (spara) och gallring (slänga bort).

För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information så måste det finnas stöd för det i informationshanteringsplanen och gallringsbeslut.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all typ av information som kan identifiera en levande person. De kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även ett foto är en personuppgift, om du tydligt kan identifieras på bilden.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som Vännäs kommun gör med dina personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera med mera.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de flesta fall har du själv lämnat dem till oss för att vi ska kunna hantera ett ärende åt dig, men ibland kan vi ha fått dina pesonuppgifter från någon annan än du själv. Vi kan även få in personuppgifter från andra myndigheter eller exempelvis föreningar som anger sina medlemmars personuppgifter för att ta emot föreningsbidrag.

Personuppgiftsansvarig

Det är nämnden eller styrelsen i den förvaltning eller det bolag i kommunen som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den förvaltning eller det bolag som utför behandlingen.

Till kontaktuppgifter för respektive förvaltning. Öppnas i nytt fönster.

Varför behandlar vi dina personuppgifter (syfte)?

Den vanligaste anledningen till att Vännäs kommun behöver uppgifter om dig för att kunna handlägga ditt ärende på ett korrekt sätt och för att uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag (till exempel skola och äldreomsorg). Ett annat vanligt ändamål för behandling av personuppgifter är personaladministration.

När du skickar exempelvis e-post, använder någon av våra e-tjänster eller liknande via våra kanaler så lagras dina personuppgifter i syfta att Vännäs kommun ska kunna kontakta dig med svar och kunna handlägga ditt ärende.

Varför får vi behandla dina personuppgifter (rättslig grund)?

För de uppgifter som hämtas in av kommunens olika verksamheter är samtycke från dig i de flesta fall inte nödvändigt. Det beror på att uppgifterna används i samband med exempelvis myndighetsutövning. Då behöver kommunen dina uppgifter för att kunna utföra sitt arbete enligt lag, eller hålla en överenskommelse som skett via avtal mellan dig och kommunen.

Som exempel kan sägas att när det är kommunens skyldighet enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster, exempelvis skola och socialtjänst, så har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla sina krav enligt lag (rättslig förpliktelse).

Vid alla myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänsten kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Exempel på det kan vara att bedriva kulturskola, idrottsanläggningar, bibliotek eller bad. När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

De som tar del av dina personuppgifter är anställda i kommunen som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Det kan vara din handläggare, administrativ personal, rektorer eller bibliotekarier.

I vissa fall har vi som kommunen en skyldighet enligt lag att lämna dina personuppgifter till andra myndigheter som till exempel Skatteverket, Polisen, SCB eller Försäkringskassan.

Dina uppgifter kan också hanteras av leverantörer, anordnare och utförare som utför kommunala tjänster.

Någon av dessa grunder måste finnas om kommunen ska hantera dina personuppgifter

• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes psrsonuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
• Behandlingen är nödvändig för att hålla en överrenskommelse som skett via avtal mellan den registrerade och kommunen.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade elelr för en annan fysisk person.
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvarigs myndighetsutövning.
  

Tredje land

Om personuppgifter ska skickas till tredje land, det vill säga ett land utanför EU och EES måste särskilda krav vara uppfyllda annars är det inte tillåtet att föra ut personuppgifter utanför EU/EES.

Hur länge sparas personuppgifter?

Vännäs kommun sparar dina personuppgifter till dess att syftet med behandlingen är uppfyllt. Därefter hanteras personuppgifterna enligt kommunens ansvar mot offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Dina personuppgifter gallras enligt gällande gallringsbestämmelser, informationshanteringsplan eller överlämnas för arkivering i enlighet med gällande lag eller bestämmelser.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av oss

Vissa av rättigheterna kan begränsas eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar.

Rätt till tillgång

Du kan begära att få besked om Vännäs kommun behandlar personuppgifter som rör dig. Ett så kallat registerutdrag. Du kan även begära ett registerutdrag för annan person, till exempel om du är vårdnadshavare.

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt att göra invändingar

Som registrerad kan du invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Om Vännäs kommun inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta behandla uppgifterna måste kommunen upphöra med behandlingen.

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt till radering

Du kan i vssa fall få dina personuppgifter raderade. Det brukar kallas för rätten att bli bortglömd. Dock kan Vännäs kommun inte raderar dina uppgifter om

• de behövs för att kommunen ska kunna fullgöra sitt uppdrag
• det finns en annan laglig grund
• de framgår av en allmän handling.
  

Rätt till dataportabilitet

Om Vännäs kommun behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut de personuppgifer som rör dig för att kunna använda dessa på annat håll, till exempel för att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätt till återkalla samtycke

Har du lämnat ett samtycke till en personuppgiftsbehandling har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ett återkallande innebär dock inte att lagligheten av personuppgiftsbehandlingen som utförts innan återkallandet påverkas. Det är inte säkert att dina uppgifter raderas vid ett återkallat samtycke eftersom de kan förekomma i allmänna handlingar.

Rätt till information om ytterligare behandling

Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så får du information om det innan ny behandling påbörjas.

Fråga eller klaga

Om du har frågor om behandlingen eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta vårt dataskyddsombud. Kontaktuppgifter hittar du längre ned på sidan.

Om du tycker att Vännäs kommun behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten. Länk till myndigheten finns längst ner på sidan.

Personuppgifter i sociala medier och på webbplatsen

Sociala medier

Om du använder sociala medier föratt komma i kontakt med Vännäs kommun överförs information och personuppgifter till tredje part (företag eller organisationer som driver det sociala mediet, till exempel Facebook, Messenger eller Instagram). Informationen kan även bli tillgänglig utanför EU/EES.

Du ska aldrig skicka känslig information till oss via sociala medier, till exempel personnummer eller kontaktuppgifter till dig själv eller någon annan. Om integritetskänsliga eller andra känsliga uppgifter förekommer i Vännäs kommunerns sociala medier tar vi bort dem.

Skicka e-post till dataskyddsombudet

Skicka post

Vännäs kommun
Att: Dataskyddsombud
Östra Järnvägsgatan 1
911 81 Vännäs

Vänd dig till Integritetsskyddsmyndigheten om du har klagomål på kommunens behandling av dina personuppgifter.